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DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Im Kartell werden viele Dokumente für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke generiert.
Bislang haben sich diese hauptsächlich auf Google Docs und andere One-Click-Hoster verteilt.

Daher haben wir ein neues System in die Kartell-Systemarchitektur eingebunden.
Zukünfig können Dokumente im kartelleigenen DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgelegt werden.

Bitte beachtet, dass nur legale Dokumente, die im Bezug auf das Kartell und Star Citizen relevant sind, abgelegt werden dürfen. Dokumente ohne Bezug zur Organisation/Star Citizen, nicht legale Dokumente oder private Dokumente werden gelöscht.

Öffentliche Dateien (für Nicht-Kartell-Mitglieder zugänglich) finden sich im Link Repository.

Für Kartell-Mitglieder stehen die internen Downloads zur Verfügung.
 
 
Vorteile der Nutzung eines eigenen DMS liegen unter anderem in folgenden Punkten:

- Gewährleistung der Datenintegrität, automatische Berechtigungskonzeptübernahme
- Übersichtlichkeit der Datenablage und Wiederfindung von Dateien
- Gewährleistung der Datensicherung, Verhinderung der Löschung von länger nicht genutzten Daten durch Fremddienste
- Versionierung und Bewahrung alter Stände von Dateien
- gemeinsame Arbeitsplattform mit Workflowunterstützung


Unterschiede zum Forum liegen in folgenden Punkten:

1. Im DMS sind für alle Bereiche der Redaktion und der Staffeln Ordner eingerichtet, auf die alle Kartell-Mitglieder lesend zugreifen können, um die Trennung der Bereiche zu reduzieren. Jeder Bereich der Redaktion sowie die Staffeln verfügen auch jeweils über einen internen Ordner, die Mitglieder werden aber angehalten, soviel wie möglich in kartellweit einsehbare Ordner einzustellen.

2. Moderatoren sind auf alle Ordner, auch die internen Ordner berechtigt.
Löschanfragen für Dokumente, auf die der Anfragende keine Erstellerrechte (und damit Löschrechte) besitzt, müssen über Workflow an einen der folgenden Moderatoren zugewiesen werden. Das gleiche gilt für das Verschieben von Dokumenten.

Die zuständigen Moderatoren sind auf der Seite Ansprechpartner gelistet.


Bei technischen Problemen

Bei allen technischen Problemen, Vorschlägen für die Erstellung neuer genereller Ordner oder benötigter Quota-Erhöhung wendet euch bitte mit ausführlicher Beschreibung/Begründung an mich (PM im internen Forum an: OGDA).

Die aktuelle Quota (Anzahl an Megabyte, die ein User in das System einstellen kann), liegt bei 30 MB. Sind diese belegt, kann bei Bedarf (mit Begründung) eine Quotaerhöhung für den User durchgeführt werden.

Handle-Änderungen können im DMS aktuell nicht übernommen werden. Der alte Handle (User) wird deaktiviert und nach dem Synchronisationslauf automatisch ein neuer User eingerichtet. Die Rechte auf bestehende Dateien werden nicht umgeschrieben. Falls ihr auf eine der Dateien, auf die eurer alter User Besitzerrechte hatte wieder Besitzerrechte benötigt, kopiert die Datei und reicht für die alte Datei einen Löschantrag bei den Moderatoren ein.


Zugangsdaten

Das DMS findet ihr unter folgender URL.

https://das-kartell.org/share/


Damit ihr euch am DMS anmelden könnt, muss auf der Website in eurem Profil eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein (diesselbe Voraussetzung wie für den Login zum Forum).

Um eine E-Mail-Adresse im Profil einzutragen, loggt euch rechts oben über "Sign in" ein und klickt dann wieder rechts oben bei "Logged in" auf Profil.

Die E-Mail-Adresse wird nur für von euch durchgeführte Passwortrücksetzungen und für Nachrichtenversand durch das System (z.B. von euch beobachtete/abonnierte Threads im Forum oder Dateien im DMS) verwendet.

Die E-Mail-Adresse ist für andere Personen als die Administratoren nicht einsehbar.

Anschließend müsst ihr euer Passwort erneut setzen, damit der Zugriff ins DMS übernommen wird oder einen Tag auf die automatische Synchronisation warten.

Eure Zugangsdaten sind mit den Websitezugangsdaten identisch.


Erste Schritte

Auf der Startseite (Home) findet ihr einen Link zur Document-Site des Kartells (im Bild rot markiert).
Die anderen Inhalte sind eigentlich selbsterklärend, das ganze ist recht übersichtlich aufgebaut.

Beim ersten Aufruf habt ihr oben auf der Seite noch eine dicke leicht grau hinterlegte Box mit Cloud-Hinweisen etc.
Diese könnt ihr schließen (Button rechts oben), sie wird nicht benötigt.

 

 

Folgt ihr dem Link "Das Kartell", gelangt ihr zur Site-Übersicht, die ähnlich aufgebaut ist, wie die Gesamtübersicht der Startseite (Inhalte wieder recht selbsterklärend).
Über den rot markierten Link "Dokumentenbibliothek" gelangt ihr zur eigentlichen Dokumentenablage.

 

 

In der Dokumentenablage habt ihr links eine Exploreransicht mit den für euch verfügbaren Ordnern.
Auf der rechten Seite befindet sich die Detailanzeige der Ordnerinhalte (Liste von Dateien und weiteren Ordnern sowie Funktionen).

Wichtig ist hierbei, dass im Gegensatz zum Forum, alle redaktionellen Bereichs-, Staffelbereichs- und Staffel-Ordner für alle Kartell-Mitglieder lesend einsehbar sind. Redaktionelle Ordner und Bereichsordner enthalten zusätzlich jeweils einen Ordner, auf den alle Kartellmitglieder schreibend berechtigt sind.

Jeder redaktionelle Bereichs-, Staffelbereichs- und Staffel-Ordner beinhaltet desweiteren einen "Intern-Ordner", der nur für Mitglieder der jeweiligen Gruppe einsehbar ist.

Durch die Offenlegung der Einsicht auf die redaktionellen Bereichs-, Staffelbereichs- und Staffel-Ordner möchten wir die Trennung der einzelnen Kartell-"Rubriken" reduzieren und bitten die jeweils Zuständigen, so viele Dokumente wie möglich, die nicht absolut sicherheitsrelevant sind, in die redaktionellen Bereichs-, Staffelbereichs- und Staffel-Ordner statt der Intern-Ordner einzustellen.

 

 

Leere Ordner bieten in der Übersicht statt der Dateiliste eine initiale Befüllungsoption, die genauso allerdings zu diesem oder einem späteren Zeitpunkt auch über die Buttons am oberen Rand genutzt werden kann.

 

 

Befüllte Ordner bieten auf der rechten Seite eine Inhaltsanzeige (Dateien) und abhängig von den Rechten des Benutzers im jeweiligen Ordner verschiedene Optionen. Sind mehr als drei Optionen für ein Element verfügbar, können diese über ein Drop-Down über den Mehr-Button eingesehen werden.